Personuppgiftshantering – GDPR

Din personliga integritet och vår hantering av dina personuppgifter är viktig för VATTN AB. För att du ska känna dig trygg med hur vi behandlar dina uppgifter så berättar vi här för dig vad som gäller. Informationen lämnas enligt dataskyddsförordningen GDPR.

1. Inledning

Denna informationstext förklarar hur VATTN AB hanterar dina personuppgifter och vilka rättigheter du har. Informationen vänder sig till dig som

  • kund
  • kontoinnehavare
  • är nyfiken på vad VATTN AB kan hjälpa dig med
  • deltar i våra marknadsaktiviteter eller undersökningar
  • deltar på våra events och aktiviteter
  • tar del av våra vattentjänster
  • söker jobb hos oss
  • besöker vår webb
  • anställd
  • leverantör
  • partner.

Din integritet är viktig för oss. Vi är därför angelägna om att de personuppgifter som samlas in om dig lagras och hanteras på ett tryggt och säkert sätt, och i enlighet med dataskyddslagstiftningen.

Vi uppmuntrar dig att läsa igenom informationen noggrant. Om du har några frågor om hur dina personuppgifter hanteras är du välkommen att kontakta oss. Våra kontaktuppgifter finns i slutet av denna informationstext.

2. Personuppgiftsansvariga

VATTN AB org.nr. 559237-5868, Ravinstigen 13 lgh 0601, 621 58 Visby, ansvarar för behandlingen av personuppgifter.

3. Vad är personuppgifter?

Personuppgifter är all information som direkt eller indirekt (dvs. tillsammans med andra uppgifter) kan kopplas till dig, t.ex. namn, personnummer, eller IP-adress.

4. Vilka personuppgifter hanterar vi om dig och varför?

I det här avsnittet förklarar vi hur dina personuppgifter används för att vi ska kunna ge dig bra service, tjänster och erbjudanden.

VATTN AB behandlar i enlighet med vad som beskrivs nedan personuppgifter (inklusive personnummer) som lämnas till VATTN AB t.ex. i samband med anmälan till aktiviteter och tjänster samt vid senare kontakter med VATTN AB. I syfte att upprätthålla en god kund- och registervård kan personuppgifterna komma att kompletteras genom inhämtning av uppgifter från privata och offentliga register, t.ex. samfällighetsregistret.

Behandlingen utförs av VATTN AB samt företag och föreningar som VATTN AB samarbetar med såväl inom som utom EES-området, inkluderande Google.

4.1 När du är kund hos VATTN AB

När du väljer att bli kund hos VATTN AB och ansluta dig till ett tjänsteavtal och/eller skapar ett inloggningskonto i vår kundplattform hanterar vi:

  • Uppgifter som du själv lämnar till oss såsom namn, personnummer och kontaktuppgifter, inklusive telefonnummer och e-postadress.
  • Kontaktuppgifter och annan information som vi hämtar från samfällighetsregistret och brunnsarkivet.
  • Ett kundnummer som vi skapar för att identifiera dig i våra system.

Vi hanterar dina personuppgifter för att

  • identifiera dig och administrera din kundrelation med VATTN AB.

Rättslig grund för hanteringen: Vi hanterar dina personuppgifter med stöd i fullgörande av avtal för att administrera din kundrelation med VATTN AB.

Lagringstid: Vi sparar dina personuppgifter under din kundrelation och därefter i upp till 7 år.

4.2 När du har behörighet som lokal administratör

Som lokal administratör har du skyldighet att hantera andras personuppgifter enligt gällande lagstiftning.

4.3 När en organisation du tillhör är kund hos VATTN AB

När en organisation, t.ex. en samfällighet, har ett tjänsteavtal med VATTN kommer information om de ingående fastigheterna att behandlas. Inga personuppgifter som tillhör de särskilda kategorierna av personuppgifter (känsliga personuppgifter) sparas.

Vi hanterar dina personuppgifter för att

  • kunna ge bra service genom att koppla enskilda fastigheter till kundkontot.

Rättslig grund för hanteringen: Vi hanterar dina personuppgifter med stöd i intresseavvägning då VATTN AB:s berättigade intresse av att ge kunden korrekt och fullständig information väger tyngre än medlemmars behov av skydd för personuppgifterna.

Lagringstid: Vi sparar dina personuppgifter under kundrelationen och därefter i högst 2 år.

4.4 När du deltar på aktiviteter eller i undersökningar

I samband med events (seminarier, föreläsningar, tävlingar, kampanjer, mässor, filmade intervjuer, etc.) eller i samband med undersökningar hanterar vi de uppgifter som du lämnar till oss, inklusive namn och kontaktuppgifter.

Vi hanterar dina personuppgifter för att

  • administrera aktiviteten och för att kunna återkoppla till dig
  • skapa reportage och annat material för sändning i våra sociala kanaler och på vår webbplats
  • ge dig god service
  • informera om och erbjuda dig nya aktiviteter och kundundersökningar
  • ta fram statistik från aktiviteter och undersökningar, i syfte att förbättra våra tjänster.

Rättslig grund för hanteringen: Vi hanterar dina personuppgifter för vårt berättigade intresse som beskrivs ovan (intresseavvägning) och med stöd i fullgörande av avtal vid administration av tävlingar. Om vår behandling kräver ditt samtycke, kommer vi att inhämta det innan behandlingen påbörjas.

Lagringstid: Vi sparar dina uppgifter inte längre än 12 månader från aktiviteten.

4.5 När du kommunicerar med oss

Du kan välja att kommunicera med VATTN AB på många olika sätt, t.ex. via sociala medier, i samtal och e-post.

När du kommunicerar med oss hanterar vi uppgifter som du själv lämnar till oss t.ex.

  • namn och kontaktuppgifter
  • information om din synpunkt, fråga eller ditt ärende.

Vi hanterar dina personuppgifter för att

  • besvara frågor och hantera ditt ärende, t.ex. avhjälpa fel och klagomål
  • leverera beställd information, t.ex. rapporter
  • förbättra våra tjänster och den information som vi lämnar och publicerar via vår hemsida.

Rättslig grund för hanteringen: Vi hanterar dina personuppgifter för vårt berättigade intresse att hantera ditt ärende (intresseavvägning).

Lagringstid: Vi sparar dina personuppgifter i upp till 18 månader efter avslutat ärende för att säkra spårbarhet i din kommunikation med oss.

4.6 När du är anställd eller extern konsult

När du blir, är eller har varit anställd av VATTN AB eller eller extern konsult hanterar vi

  • uppgifter som du själv lämnar till oss såsom namn, personnummer och kontaktuppgifter, inklusive telefonnummer och e-postadress
  • kontouppgifter för löneutbetalning
  • uppgifter om försäkringar.

Rättslig grund för hanteringen:

  • Vi hanterar dina personuppgifter med stöd i fullgörande av avtal för att administrera din anställning hos VATTN AB.

Lagringstid:

  • Vi sparar dina personuppgifter under din anställning och därefter i upp till 10 år.
  • Namn, personnummer och anställningstid raderas inte.

4.7 När du får vår direktmarknadsföring

När du får direktmarknadsföring från VATTN AB hanterar vi kontaktuppgifter såsom e-postadress och postadress.

Rättslig grund för hanteringen: Vårt berättigade intresse av att kunna marknadsföra vårt företag och våra produkter och tjänster.

Lagringstid: Vi sparar dina personuppgifter i 12 månader efter senaste kontakt.

4.8 När vi har en skyldighet enligt lag

Utöver vad som beskrivs i punkterna ovan hanterar vi i vissa fall dina personuppgifter när vi är skyldiga enligt lag, t.ex. på grund av vår bokföringsskyldighet eller vid begäran från myndighet.

Rättslig grund: När vi hanterar dina personuppgifter på grund av att vi är skyldiga enligt lag gör vi det med stöd i en rättslig skyldighet.

5. Hur länge vi sparar vi dina personuppgifter?

Dina personuppgifter lagras bara så länge som det krävs för att uppfylla ändamålen med behandlingen, eller så länge som vi måste lagra dem enligt lag. Därefter raderas eller avidentifieras dina uppgifter på ett säkert sätt, så att de inte längre kan kopplas till dig. Läs mer om hur länge vi sparar dina uppgifter ovan under respektive avsnitt.

6. Till vem lämnar vi ut dina personuppgifter?

VATTN AB säljer aldrig dina uppgifter till en tredje part. Vi kan dock komma att lämna ut dina personuppgifter till följande kategorier av mottagare:

  • Leverantörer, både inom och utanför EU/EES, som t.ex. tillhandahåller IT-tjänster, hanterar kundärenden och marknadsför för VATTN AB:s räkning.
  • Samarbetspartners som tillhandahåller kundtjänster.
  • Andra bolag såsom lokala servicebolag.
  • Andra mottagare när det följer av lagkrav, annan författning eller myndighetsbeslut.
  • Sociala medie-aktörer, såsom t.ex. Facebook och LinkedIn.

Mottagare som hanterar personuppgifter för VATTN AB:s räkning ska alltid ingå ett så kallat personuppgiftsbiträdesavtal med oss i syfte att vi ska kunna säkerställa att dina uppgifter hanteras på korrekt och säkert sätt. När dina personuppgifter delas med en mottagare som är självständigt personuppgiftsansvarig, t.ex. en myndighet eller en bank, gäller mottagarens integritetspolicy och information om personuppgiftshantering.

7. Hur skyddar vi dina personuppgifter?

Vi vidtar åtgärder för att skydda dina uppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen och etablerade riktlinjer för informationssäkerhet. Din integritet är viktig för oss och därför sätter vi säkerheten i fokus. Detta innebär t.ex. att vi har rutiner och regler kring dataskydd och att våra medarbetare bara har tillgång till de uppgifter de behöver för att utföra sitt arbete.

8. Dina rättigheter

Du har vissa rättigheter enligt dataskyddslagstiftningen. Om du vill nyttja någon av dina rättigheter kan du kontakta oss via kontaktuppgifterna i nästa avsnitt.

  • Tillgång till dina personuppgifter – du har rätt att få en bekräftelse på om vi behandlar dina personuppgifter och ett utdrag över vilka uppgifter som behandlas.
  • Begära rättelse – du har rätt att få felaktiga uppgifter rättade.
  • Begära att raderas – du har rätt att under vissa omständigheter få dina uppgifter borttagna.
  • Invända mot behandling som stödjer sig på vårt berättigade intresse och mot behandling för direktmarknadsföring – du har rätt att invända mot behandlingen av dina personuppgifter eller att behandlingen begränsas.
  • Rätt till dataportabilitet – du har rätt att kräva att personuppgifter flyttas från oss till ett annat företag, myndighet eller organisation. Denna rättighet är begränsad till uppgifter som du själv tillhandahållit oss.

Om du vill veta mer om dataskyddslagstiftningen och dina rättigheter kan du läsa mer här: www.imy.se Om du anser att vår behandling av dina personuppgifter inte sker i enlighet med dataskyddslagstiftningen ber vi dig att kontakta oss. Se avsnittet kontaktuppgifter nedan. Du har även rätt att klaga till Integritetsskyddsmyndigheten som är tillsynsmyndighet.

9. Hur du motsätter dig elektronisk direktmarknadsföring

VATTN AB kan komma att använda din e-postadress eller telefonnummer för direktmarknadsföring.

Om du inte vill att vi använder din e-postadress eller telefonnummer för direktmarknadsföring är du välkommen höra av dig så inför vi en så kallad reklamspärr för dina uppgifter.

Sådan anmälan ska vara skriftlig, innehålla namn och personnummer/kundnummer och skickas till postadress eller e-postadress under ”kontaktuppgifter”.

10. Kontaktuppgifter

VATTN AB (org.nr. 559237-5868) är personuppgiftsansvarig för hanteringen av dina personuppgifter. Om du vill ha ytterligare information om hur dina personuppgifter hanteras, kontakta oss genom att skicka en begäran till e-post: info@vattn.se I brevet önskar vi att du uppger ditt namn, adress, e-post, telefonnummer samt personnummer i tillägg till ditt ärende. Om vi är osäkra på din identitet kommer vi att kontakta dig för ytterligare information.

11. Uppdateringar av informationstexten

Denna informationstext uppdaterades senast den 13 oktober 2021 och kan komma att ändras. Ändringar publiceras på vår webbplats.